Профиль деятельности компании: производство и установка оборудования Глонасс, GPS навигации для автомобилей • Организация и контроль операционных и административных процессов работы офиса в полном объеме; • Организация совещаний, переговоров; встреча и координация гостей; • Организация корпоративных мероприятий, дней рождения сотрудников и руководства, покупка подарков для поздравления партнеров; • Координация и контроль работы офис-менеджеров в обособленных подразделениях: Воронеж, Орел; • Ведение графика прихода и ухода сотрудников по внутренним пропускам (СКУД); • Организация командировок (бронирование авиа/жд билетов, гостиниц). АХО • Контроль работы клининговой службы; • Контроль пожарной безопасности, исправности инженерного оборудования; • Организация и оснащение рабочих мест, обеспечение сотрудников необходимым оборудованием, оргтехникой, мебелью, хозяйственными товарами, канцелярскими принадлежностями, расходными материалами и т.п.; • Контроль проведения ремонта помещения (плановый и текущий); • Решение вопросов парковки, автомойки; контроль оплаты топливных карт сотрудников, оформление пропусков; • Работа с облачным хранилищем (перенос данных, оплата). Работа с поставщиками и подрядчиками • Поиск исполнителей для различных разовых проектов "под ключ" (3D макет завода, создание логотипа компании, разработка дизайн-проекта нового офиса); • Поиск поставщиков товарно-материальных ценностей (вода, канцелярия, мебель); • Проведение переговоров, согласование стоимости и порядка работ. Заключение договоров, выставление счетов, контроль оплат; • Ведение претензионной работы с поставщиками. Ведение документооборота • Полное ведение и координация движения входящих / исходящих документов; • Оформление приказов, командировочной документации, заведение счетов на оплату; • Ведение договоров с поставщиками, подрядчиками, арендодателем; • Отправка корреспонденции курьерскими службами, Почтой РФ, работа с транспортными компаниями по грузовым отправлениям; • Ведение архива документов. Результаты: • Работа функции офис-менеджера выстроена в компании с "нуля"; • Реализован проект переезда офиса компании (от подбора помещения и разработки дизайн проекта до полной релокации рабочих мест и комплектации мебелью, техникой); • Расходы на закупки снижены на 15%; • Обеспечены комфортные условия для работников в части наличия канцелярских принадлежностей, воды, питания, кофе-машины, цветов, климат-контроля (фанкойлы, обогрев), эстетической составляющей; • Обеспечена оперативная travel-поддержка сотрудников и руководства. | 
