1. Обеспечение подготовки и организация работы: осуществление руководства организацией рабочих мест персонала, организация проверки офисного оборудования на предмет определения готовности к эксплуатации, при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызов специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания. 2. Организация подготовки документов, материалов, информации, необходимых для начала работы и текущего решения задач. 3. Руководство работниками, контроль исполнения обязанностей, распределение обязанностей между ними, доведение до сведения работников принятых решений, определение степени ответственности работников, анализирование эффективности работы, осуществление контроля исполнения принятых решений. 5. Разработка и ведение бюджетных расходов на офисные нужды. 6. Организация работы с входящей-исходящей корреспонденцией: прием, регистрация, передача адресату, учет, хранение. 7. Организация приема телефонных звонков (прием входящих звонков, управление исходящими звонками, переадресация звонков, прием и отправка эл. сообщений), консультирование клиентов по продукции и услугам (по телефону, при встрече, онлайн на сайте компании), принятие мер по предупреждению конфликтных ситуаций с клиентами. Фиксирование полученной по телефону информации и доведение ее содержания до сведения руководства или адресатов информации. 8. Продажа продукции клиентам, обеспечение контроля отгрузки продукции. 9. Обеспечение хранения канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы, учет и выдачу предметов и средств труда работникам. 10. Определение схемы передачи товарно-материальных ценностей от одного материально-ответственного лица другому. 11. Ведение делопроизводства. 12. Организация и ведение деловой корреспонденции (регистрация и обработка входящей и исходящей корреспонденции), рассылка необходимых материалов. 13. Осуществление инвентаризации хозяйства офиса. 14. Осуществление контроля трудовой дисциплины работников (контроль соблюдения распорядка работы, ведение учета нарушений). 15. Оказание работникам помощи в разрешении возникающих в ходе работы вопросов, принятие мер по предупреждению конфликтных ситуаций. 16. Координация завершения работы офиса и подготовки к новому рабочему дню (приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования,). 17. Подписание документов в пределах своей компетенции. 18. Самостоятельно и под свою ответственность распоряжаться денежными средствами, выделенными для обеспечения офиса необходимыми товарно-материальными ценностями. 19. Внесение на рассмотрение руководителя предприятия представления о назначении, перемещении и увольнении работников офиса; предложения о поощрении отличившихся работников; предложения о наложении дисциплинарных взысканий на нарушителей трудовой дисциплины и распорядка работы офиса. 20. Расчет с контрагентами. 21. Учет инкассационных средств. 22. Мониторинг товарооборота компании |